Come organizzare un archivio fotografico digitale
Tecnologie e processi per conservare correttamente le nostre foto
Le nuove esigenze professionali e i nuovi orizzonti di data storage
Con l'avvento delle tecnologie digitali, gestire la grande quantità di fotografie RAW è diventata una sfida per ogni studio fotografico o fotografo professionista.
Scelta dei supporti
Dove archiviare le foto?
Le memorie flash, come le SD Card e le Compact Flash sono un grande alleato "sul campo". Sono in grado di contenere un gran numero file, ma non sono affatto adatte a conservare foto digitali nel medio e lungo periodo.
Per come sono strutturate tecnologicamente, infatti, nel tempo il rischio che le informazioni in esse contenute possano deteriorarsi (vedi articolo su Bit Rot) è crescente nel tempo. Non hanno inoltre nessun controllo di integrità e soprattutto sono incredibilmente piccole e leggere.
Difficilmente incontreremo un professionista che non ne ha mai smarrita una.
Per iniziare a conservare foto digitali è necessario pertanto utilizzare almeno un hard disk esterno, in questo modo si ha sicuramente maggiore durata del supporto nel tempo. A patto che sia conservato correttamente, non sia soggetto ad urti o sobbalzi e soprattutto, che si utilizzi sempre la rimozione sicura del dispositivo.
Date le sempre crescenti dimensioni degli hard disk, infatti, il rischio che possa scivolarci rovinosamente o che nella fretta dimentichiamo di effettuare la rimozione sicura è tutt'altro che trascurabile. Basta fare qualche ricerca su un qualsiasi motore di ricerca per farci un'idea di quanto frequente e costoso possa essere questo genere di incidenti.
L'archiviazione delle foto su hard disk esterno è certamente la scelta più comoda e immediata nel medio periodo, ma non ci aiuta a costruire un solido e ben organizzato archivio fotografico.
Parlando di sicurezza, è necessario però focalizzarsi molto più sul procedimento che sulle tecnologie per un perfetto backup fotografico professionale.
Prima copia di sicurezza
Dalla macchina fotografica al supporto
Utilizzare un software di importazione automatica è sempre consigliabile, in questo modo difficilmente importeremmo fotografie che abbiamo già o peggio ne lasceremmo qualcuna sulla scheda. Si trovano facilmente anche software a basto costo o che permettono addirittura di creare archivi fotografici gratuiti.
Ad ogni modo, la prima copia da effettuare è sempre una copia di sicurezza, la cosiddetta copia di "disaster recovery". In questo modo, anche se subito dopo il trasferimento perdessimo la scheda, avremmo sempre un punto di partenza da cui partire.
Utilizziamo, per questa prima copia, supporti particolarmente adatti per l'archiviazione delle fotografie come i DVD o Blu-Ray a con layer non organici. La maggior parte dei supporti ottici presenti in circolazione infatti, è costruita con strati di materiale a base organica; si sa che nel tempo, questo genere di materiale è soggetto a deterioramento (come tutti gli esseri viventi!). I supporti ottici a base non organica consentono di memorizzare per lunghissimi periodi (alcuni produttori vantano addirittura mille anni) le nostre foto RAW. Una volta masterizzata questa prima copia, teniamola in un luogo separato, possibilmente lontano dall'ufficio e dimentichiamocene. Questa è la cosiddetta copia di sicurezza offline, quella che speriamo non debba mai servire.
Scelta del computer
Il nostro banco da lavoro
La scelta della postazione di lavoro può sembrare banale, ma ha in realtà grande importanza. Ci si concentra molto spesso sulle prestazioni, la velocità, lo spazio disponibile, la velocità di rotazione degli hard disk e quant'altro.
Si dimentica spesso un requisito fondamentale: la ridondanza dei dati.
I nostri hard disk lavorano almeno 10 ore al giorno, 200 giorni l'anno. Le possibilità di guasto salgono in media il 2% ogni anno. Questo significa che statisticamente, su 10 hard disk, in 5 anni almeno uno si guasterà, con tutte le conseguenze del caso.
Diventa a questo punto chiaro che, per la massima tranquillità, dobbiamo lavorare contemporaneamente su più copie, in modo il più possibile automatizzato e trasparente.
E' possibile "parallelizzare" le scritture in contemporanea su più hard disk, attraverso il cosiddetto RAID 1 o "Mirroring". Immaginandolo nel mondo degli umani, è come se dovessimo scrivere un testo contemporaneamente con entrambe le mani, destra e sinistra, su due quaderni differenti.
In questo modo, qualora dovesse cedere un hard disk, avremmo sempre il tempo e il modo di fare un backup di emergenza e correre ai ripari senza perdere nulla.
Il NAS per la condivisione e l'archiviazione
Un valido alleato per copie automatiche, istantanee e repliche
In aggiunta ad una accurata scelta del software di gestione per il nostro archivio fotografico, è buona norma pensare ad un ambiente informatico che consenta di lavorare serenamente e ci dia la possibilità di tenere una terza copia di sicurezza dei file, in modo possibilmente automatico e trasparente.
La strada più ovvia ed economica in questi casi è scegliere un NAS, spesso dotato di software di sincronizzazione automatica e di backup simultaneo.
E' importante valutare un NAS che consenta di effettuare le cosiddette "istantanee" o "snaphsot", ovvero di fotografare il contenuto del NAS ad una determinata data e ora e renderlo facilmente disponibile per eventuali incidenti, ripensamenti o errori.
Alcuni NAS si integrano con la funzione "ripristina versioni precedenti" di Windows 10, rendendo estramamente semplice il recupero di vecchie versioni in caso di necessità.
Per i più esigenti, è possibile utilizzare la funzione di Replica Remota, utilizzando due o più NAS che sincronizzano i loro contenuti durante la notte.